Projektmanagement bei der Einführung eines Energiemanagementsystems
Die Einführung eines Energiemanagementsystems in Ihrem Unternehmen stellt eine neuartige und komplexe Aufgabe dar, die in aller Regel einmaligen Charakter besitzt und nach erfolgreicher Implementierung abgeschlossen ist. Außerdem werden Sie für die Einführung des Energiemanagementsystems ein ganzes Team an Fachkräften benötigen. All diese Anforderungen entsprechen der Definition eines Projekts. Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Schritte gut planen, um Ihr Energiemanagementsystem strukturiert und zielgerichtet aufzubauen.
Berücksichtigen Sie schon bei der Planung den Grundsatz „vom Groben zum Feinen“. Angefangen mit einer groben Abschätzung der einzelnen Schritte werden diese im Laufe des Aufbaus des Energiemanagements kontinuierlich verfeinert.
Schrittweiser Aufbau des Energiemanagements – Projektphasen
Aufbau und Implementierung Ihres Energiemanagementsystems werden also in aller Regel in einem Projekt abgearbeitet.
Dabei sind die einzelnen Phasen
- Projektvorphase,
- Projektinitiierung,
- Projektstart,
- Konzeption/Entwicklung,
- Realisierung/Pilotierung,
- Implementierung/Rollout und
- Integration
zu unterscheiden, denen die einzelnen Schritte in Bezug auf das Energiemanagementsystem zuzuordnen sind.
Projektphasen beim Aufbau eines Energiemanagementsystems
Die Projektvorphase entspricht in der Regel dem Zeitraum, in dem Sie sich damit beschäftigen, die Machbarkeit und Umsetzungsmöglichkeiten eines Energiemanagementsystems in Ihrem Unternehmen zu überprüfen.
Im Anschluss an die Idee, ein Energiemanagementsystem einzuführen und die Überprüfung/Abschätzung, ob dies sinnvoll für Ihr Unternehmen ist, wird die Entscheidung für das Projekt getroffen. Die Projektinitiierung beinhaltet also die Entscheidung für den Aufbau eines Energiemanagementsystems und die Zusammenstellung des Teams, welches das Managementsystem einführen soll. Es empfiehlt sich, hier bereits das Energieteam zusammenzustellen, welches das Energiemanagementsystem später auch betreiben soll. Der Energiemanager kann in dem Zusammenhang auch die Funktion des Projektleiters übernehmen.
In aller Regel werden Sie sich anschließend im gesamten Team zusammenfinden (Kick-off-Meeting), um die Grobplanung zu erstellen und damit das Projekt zu starten. Nutzen Sie die Phase des Projektstarts, um Unklarheiten mit der Geschäftsführung zu klären und sich ein einheitliches Verständnis über die an Sie und das Projektteam gestellten Erwartungen zu verschaffen. Des Weiteren kann die Geschäftsführung hier bereits die Energiepolitik festlegen und erste strategische Energieziele definieren. Damit konkretisiert sich auch automatisch Ihr Auftrag, ein Energiemanagementsystem aufzubauen. Es erklärt sich von selbst, dass das Energiemanagementsystem geeignet sein muss, die Energieziele zu erreichen.
Ein weiterer Bestandteil des Kick-off-Meetings wird sein, dass Sie sich im Team bereits Gedanken über Ihre Vorgehensweise bei der Einführung des Energiemanagementsystems machen. So muss z.B. allem voran eine Istanalyse der bestehenden „energetischen“ Situation des Unternehmens erfolgen. Sie haben zu planen, wer diese verantwortet und wann die Ergebnisse vorliegen sollen. Sie entwickeln also ein Konzept für die Vorgehensweise und benennen Termine und Verantwortlichkeiten, sodass Sie Auskunft darüber geben können, wann Ihr Energiemanagementsystem im Unternehmen aufgebaut sein wird.
Anschließend geht es an die Umsetzung der einzelnen Schritte, die Sie im Team gemeinsam geplant haben. So kann z.B. eine erste Informationsveranstaltung für die gesamte Belegschaft stattfinden. Wichtig ist auch, dass Sie sich im Rahmen der Realisierung regelmäßig zusammensetzen und Ihren Status überprüfen. So können Sie Abweichungen zur Planung rechtzeitig erkennen und gegensteuern.