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Kommunikation

DefinitionKommunikation

In der DIN EN ISO 50001:2011 heißt es, dass alle Mitarbeiter, aber auch die Personen, die im Namen der Organisation arbeiten, regelmäßig über das Energiemanagementsystem informiert werden müssen und eine Kommunikation darüber stattfinden sollte. Die regelmäßige und sachdienliche Information trägt dazu bei, alle Mitarbeiter des Unternehmens zur Einhaltung der Energiepolitik und damit zur aktiven Teilnahme am Energiemanagementsystem zu motivieren.

Die interne Kommunikation

Inhalte

Folgende Inhalte sollten unter anderem im Rahmen der internen Kommunikation thematisiert werden:

  • die Energiepolitik des Unternehmens
  • strategische und operative Energieziele
  • aktuelle Informationen zur energetischen Leistung des Unternehmens
  • Aufzeigen von Möglichkeiten zur Verbesserung der Energieeffizienz
  • Bekanntgabe der Ansprechpartner für Detailinformationen

Vorschläge und Kommentare von Mitarbeitern integrieren

Mitarbeiter sollten aktiv Vorschläge und Kommentare zum Energiemanagementsystem einbringen können. Dazu können die Mitarbeiter durch ein Vorschlagswesen ermutigt werden, da dadurch jeder die Möglichkeit besitzt, seine Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge darzulegen. Dabei muss sichergestellt werden, dass die Vorschläge entsprechend bearbeitet, bewertet und beantwortet werden, da durch das regelmäßige Feedback die Akzeptanz und der Nutzungsgrad eines solchen Systems erhöht wird.

Kommunikationsplan

Es empfiehlt sich für die Kommunikation des Energiemanagementsystems einen Kommunikationsplan zu entwickeln. Darin kann z.B. die Benennung des Verantwortlichen für die Energiemanagement-Kommunikation enthalten sein.

Kommunikationsmittel

Haben sich Kommunikationswege zu den Mitarbeitern im Unternehmen etabliert, so bietet es sich an, diese auch für die Informationen bezüglich des Energiemanagementsystems zu nutzen. Folgende Kommunikationsmittel können beispielhaft dafür verwendet werden:

  • regelmäßige interne Besprechungen
  • Seminare für Mitarbeiter
  • Mitarbeiterzeitung
  • Intranet
  • E-Mail-Verteiler
  • Schwarze Bretter
  • Energieeffizienzkampagnen, -wettbewerbe etc.

Kommunikationsplan für externe Kommunikation

Wenn extern über das Energiemanagementsystem kommuniziert wird, sollte auch dafür ein Kommunikationsplan entwickelt werden. Darin sollten der Verantwortliche für die externe Kommunikation genannt sein, sowie die eingesetzten Kommunikationsmittel

Unabhängig von der Art der Kommunikation – intern oder extern – sollten die Aufzeichnungen darüber aufbewahrt und archiviert werden.

Abb. 1: Kommunikation – Ablaufschema

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