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Ablaufplan

DefinitionAblaufplan

Ein Ablaufplan ist die zum Teil grafische Darstellung aller Schritte, die nötig sind, um ein bestimmtes Ziel, wie z.B. das Durchführen eines Audits oder das erfolgreiche Abschließen eines Projekts, zu erreichen. Bei grafischen Darstellungen wie sie in der Prozessdokumentation vorkommen, gibt es durch die DIN 66001 genormte Symbole.

Auditablaufplan

Zur Kontrolle des Energiemanagementsystems muss ein Unternehmen interne Audits durchführen. Dafür muss ein Ablaufplan erstellt werden. Dieser muss die Bedeutung der zu auditierenden Bereiche und die Ergebnisse früherer Audits berücksichtigen. Im Vorfeld muss das Unternehmen festlegen, in welchen Zeitabständen und in welcher Art und Weise die internen Audits durchgeführt werden sollen. Auch das kann in einem Ablaufplan festgehalten werden.

Der Zertifizierungsprozess eines Energiemanagementsystems besteht aus mehreren Audits. Auch dafür sollten Ablaufpläne erstellt werden. In der ersten Stufe des Zertifizierungsaudits wird dies konkret gefordert, da in dem dort stattfindenden Einführungsgespräch der Auditablauf konkret dargestellt werden soll.

Projektablaufplan

Um ein Projekt strukturiert und zielorientiert zu führen, sollte auch hier ein Ablaufplan erstellt werden, der in mehrere Phasen untergliedert werden kann.

Die einzelnen Phasen können dabei sein:

  • Projektvorphase
  • Projektinitiierung
  • Projektstart
  • Konzeption / Entwicklung
  • Realisierung / Pilotierung
  • Implementierung / Rollout
  • Integration

Der Ablaufplan sollte die Ziele der einzelnen Phasen sowie die Umsetzung dieser beinhalten. Dabei darf das eigentliche Ziel des Projekts nicht aus den Augen verloren werden. Während der Realisierung des Projekts sollte der Statuts regelmäßig überprüft werden. Nur so können Abweichungen zum Ablaufplan rechtzeitig erkannt werden.

Prozessablaufplan

Auch bei Prozessen gibt es Ablaufdokumentationen bzw. Ablaufpläne. Die Prozessbeschreibungen sollten möglichst einfach gestaltet sein. Es sollte auf unnötigen Text verzichtet werden und die einzelnen Prozessschritt in grafischen Darstellungen veranschaulicht werden. Für die Erstellung der Ablaufdiagramme gibt es einheitliche Symbole, die in der DIN 6601 festgelegt sind.

Nur durch Dokumentation können energetisch relevante Prozesse identifiziert werden, die dann ggf. verändert werden müssen.

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